MEB, EBYS’ye geçiş sürecini başlattı. 4 Temmuz 2024 itibarıyla DYS üzerinden evrak oluşturma, onaylama ve sayı alma işlemleri sona erecek. Tüm yöneticiler, öğretmenler ve diğer personel bu tarihe kadar DYS’deki aktif iş listelerinde bulunan evrakları tamamlamak zorunda. Bu tarihten sonra DYS sadece okuma modunda kullanılabilecek.

Belge taşıma ve erişim

DYS'de oluşturulan belgeler, EBYS’ye taşınacak ve bu belgeler EBYS üzerinden erişilebilir hale gelecek. Taşıma süreci devam ederken, DYS üzerinden erişim sağlanan belgeler sadece okuma modunda olacak. MEB, bu süreçte kullanıcıların belgelerine kesintisiz erişimini sağlamak için çalışmalarını sürdürüyor.

Yeni sistemin kullanımını kolaylaştırmak amacıyla hazırlanan kılavuzlar ve eğitim videoları, https://ebysportal.meb.gov.tr adresinde kullanıcıların hizmetine sunulacak. EBYS’ye giriş, MEBBİS ortak ekranındaki EBYS simgesi aracılığıyla yapılacak. Bu kılavuzlar, kullanıcıların sistemdeki işlemleri daha hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirmelerine yardımcı olacak.

EBYS'de belgelerin taranması ve e-imza işlemlerinin hızlı bir şekilde yapılabilmesi için e-imza servisi kurulumu gerekmektedir. Güncel e-imza servis kurulum dosyası https://ebysportal.meb.gov.tr adresinden temin edilebilecek. Mevcut e-imzalar kullanılmaya devam edilecek olup, sadece amirler ve vekalet alacak kullanıcılar için yeni e-imza başvuruları yapılacaktır.

EBYS’de vekalet işlemleri amirler tarafından yapılacak ve bu işlemler EBYS yöneticileri tarafından da gerçekleştirilebilecek. Dijital dönüşüm ve tasarruf tedbirleri kapsamında, posta birimleri dışında çıktı alınmayacak. Belgeler, Standart Dosya Planı'na uygun olarak oluşturulacak ve fiziksel belgeler taranarak sisteme kaydedilecektir.

EBYS’de belge oluştururken tüm bilgilerin doğru ve eksiksiz girilmesi gerekmektedir. Belgeler ve ekleri taranarak sisteme alınacak, taranamayan belgeler için not eklenerek arşivlenecektir. “Çok Gizli” ve “Gizli” belgeler EBYS’de oluşturulmayacak, sadece sayı alınacaktır. Kullanıcılar, iletişim bilgilerini profil kısmına girmelidir.

Millî Eğitim Bakanlığı, DYS’den EBYS’ye geçiş sürecinde kullanıcıların dikkat etmesi gereken hususları belirlemiş ve gerekli kılavuzları sunmuştur. Yeni sistem, doküman yönetiminde dijital dönüşümün önemli bir adımı olarak değerlendirilmektedir. Bu dönüşümle birlikte, belge işlemlerinin daha hızlı, güvenli ve etkin bir şekilde yürütülmesi hedeflenmektedir.

DYS’deki işlemlerinizi 4 Temmuz 2024 tarihine kadar tamamlamayı unutmayın. EBYS’ye geçiş sürecinde sorunsuz bir deneyim yaşamak için belirtilen tarihlere dikkat edin ve kılavuzlardan faydalanarak işlemlerinizi gerçekleştirin. Dijital dönüşümle birlikte daha verimli bir doküman yönetimi sizleri bekliyor.